E-Mail

Hinweis

Personalisierte Anleitungen zum Einrichten verschiedener E-Mailprogramme und Smartphone-Apps finden Sie nach einem Klick auf Apps oben rechts innerhalb des E-Mailbereiches.

Allgemein

Das Verfassen, Verschicken und Beantworten von E-Mails erfolgt über den Menüpunkt E-Mail. Die Information über neue Nachrichten wird Ihnen auf zwei Arten angezeigt. Zum einen direkt auf der Startseite der Weboberfläche, zum anderen als Benachrichtigung.

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Dieser Bereich stellt Ihnen je nach gewählter Konfiguration die Gesamtanzahl der neuen Nachrichten und die Betreffzeilen der 5 neuesten E-Mails zur Verfügung oder nur die Anzahl neuer E-Mails. Klicken Sie die Betreffzeile an, gelangen Sie direkt zur ausgewählten E-Mail und können diese dann wie gewohnt lesen und beantworten. Klicken Sie auf E-Mails senden und empfangen gelangen Sie direkt zur Übersicht des E-Mail-Bereiches. Außerdem wird Ihnen die Anzahl neuer E-Mails im Navigationsbereich neben dem Punkt E-Mail angezeigt. Auch hier gelangen Sie mit einem Klick zur Übersichtsseite des E-Mail-Bereiches wo Ihnen der Posteingang angezeigt wird.

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Übersicht

Auf der Übersichtsseite des E-Mail-Bereiches werden die neuesten E-Mails angezeigt, die Sie bekommen haben. Ungelesene E-Mails werden fett dargestellt, gelesene in normaler Schrift. Mit einem Klick auf eine E-Mail gelangen Sie zur Leseansicht. Außerdem können Sie von hier auf die anderen Ordner des E-Mail-Bereiches, Entwürfe, Unerwünscht, Gesendet, Gelöscht, und eigene angelegte Ordner zugreifen. Mit einem Klick auf Einstellungen gelangen Sie zur persönlichen Konfiguration des E-Mail-Bereiches.

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Die E-Mail-Ordner

Posteingang

Im Posteingang werden alle E-Mails angezeigt die Sie bekommen haben.

Entwürfe

In diesem Ordner werden die E-Mails angezeigt, die Sie begonnen haben zu schreiben, die aber noch nicht verschickt wurden.

Unerwünscht

In diesem Ordner werden alle E-Mails gesammelt die vom Spam-Filter aussortiert wurden. Nachrichten die älter als 30 Tage sind, werden automatisch gelöscht.

Gesendet

Alle E-Mails die sie über IServ verschicken werden als Kopie in diesen Ordner gelegt.

Gelöscht

E-Mails die sie selber aus Ihrem Posteingang löschen werden in diesen Ordner verschoben und dort noch 7 Tage aufbewahrt bevor sie endgültig gelöscht werden.

Lesebereich

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Wenn Sie eine E-Mail im Lesebereich geöffnet haben stehen Ihnen folgende Optionen zur Verfügung:

Antworten

Um dem Absender der E-Mail zu antworten klicken Sie auf Antworten und verfassen dann Ihre Antwort.

Allen antworten

Um dem Absender und allen Empfängern der E-Mail eine Antwort zu schicken klicken Sie auf Allen antworten und verfassen Ihre Antwort.

Weiterleiten

Zum Weiterleiten der E-Mail klicken Sie auf Weiterleiten.

Verschieben

Um die geöffnete Mail in einen anderen Ordner zu verschieben, klicken Sie auf Verschieben und wählen aus der Liste den gewünschten Ordner aus.

Drucken

Um die geöffnete Mail zu drucken, klicken Sie auf Drucken und wählen den gewünschten Drucker aus.

Papierkorb

Zum Verschieben der E-Mail in den Ordner Papierkorb klicken Sie auf Papierkorb.

Mehr

In der Liste Mehr haben Sie die Möglichkeiten die geöffnete Mail wieder als ungelesen darzustellen oder mit einem Stern zu markieren.

Quelltext

Am untereren Rechten Rand des Lesebereiches haben Sie die Möglichkeit sich den Mail-Quelltext anzeigen zu lassen. Klicken Sie dafür auf Quelltext. Sollte es sich bei der empfangen Mail um eine HTML-Mail handeln, haben Sie zusätzlich noch die Optionen Text und HTML, wobei HTML standardmäßig aktiv ist. Durch die Option Text werden alle HTML-Formatierungen deaktiviert und Sie sehen die Mail als reinen Text. Dies kann hilfreich sein, wenn Sie in einer HTML-Mail Darstellungsprobleme haben.

E-Mail verfassen

Um eine neue E-Mail zu verfassen klicken Sie auf Verfassen.

Es öffnet sich darauf hin das Fenster zum Verfassen neuer Nachrichten.

Tragen Sie bei Empfänger die E-Mail-Adresse des Empfängers ein, geben Sie einen Betreff an und schreiben Sie in dem großen weißen Textfeld Ihre Nachricht. Klicken Sie anschließend auf Senden. Möchten Sie die E-Mail auch in Kopie oder Blindkopie versenden, klicken Sie auf Empfänger. Es werden ihnen dann zwei zusätzliche Zeilen für Kopie und Blindkopie angezeigt.

Das Nachrichtenfenster

Hier können Sie Ihre Nachricht verfassen.

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Wenn Sie auf Empfänger klicken, öffnen sich zwei zusätzliche Zeilen in denen Sie Empfänger in Kopie und Blindkopie setzten können.

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Sobald Sie mit dem Erstellen der E-Mail fertig sind klicken Sie zum Versenden der E-Mail auf Senden.

Zum Speichern der E-Mail im Ordner Entwürfe klicken sie auf Speichern.

Mit einem Klick auf das „X“ oben rechts schließen Sie das Nachrichtenfenster und die Nachricht wird verworfen.

HTML E-Mails

Nach einem Klick auf Formatiert haben Sie die Möglichkeit, eine E-Mail im HTML Format zu versenden.

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Der Texteditor bietet Ihnen einige zusätzliche Funktionen zum Bearbeiten von Text wie das links- oder rechtsbündige Ausrichten, das Zentrieren oder Blocksatz sowie natürlich auch die Funktionen zur Darstellung des Textes in fett oder kursiv. Um einen Link in den Beitrag einzufügen, klicken Sie auf 🔗. Geben Sie nun die URL ein und vergeben einen Namen der im Text angezeigt wird. Zusätzlich können Sie noch auswählen, ob der Inhalt beim Anklicken im ursprünglichen oder in einem neuen Fenster angezeigt werden soll. Das Feld Titel gibt Ihnen die Möglichkeit einen zusätzlichen Text einzugeben, der angezeigt wird, wenn mit der Maus auf den Link gezeigt wird.

Unter Werkzeuge -> <> Quelltext haben Sie die Möglichkeit auch selbst erstellte HTML Quelltexte zu erstellen.

Anhänge

Anhänge hinzufügen

Sie können der E-Mail beliebige Anhänge, entweder per Drag’n’Drop auf das graue Feld mit der Beschriftung Dateien hier hinziehen oder Klicken zum Hochladen ziehen und loslassen oder Dateien per Hochladen aus dem Dateisystem Ihres Rechners suchen oder direkt per Dateien wählen aus dem Dateisystem des IServ heraus auswählen und anhängen.

Suchen

Über die Suchfunktion innerhalb des E-Mail-Bereiches haben Sie die Möglichkeit nach beliebigen Wörtern innerhalb Ihrer E-Mails zu suchen. Geben Sie dazu die zu suchenden Wörter in das Textfeld ein und klicken anschließend auf das Lupensymbol.

Filtern der Suchergebnisse

Wenn Sie möchten, können Sie den Bereich in dem der Suchbegriff gesucht wird auf die folgenden Bereiche einschränken. Klicken sie dazu auf das kleine Pfeilsymbol neben dem Lupensymbol.

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Hier stehen Ihnen nun folgende Optionen zur Verfügung:

  • Suchfelder:

    • Alle Felder: Dies ist die Standardeinstellung und der Begriff wird in allen Feldern der E-Mails gesucht.

    • Betreff : Durchsucht nur die Betreffzeile der E-Mails.

    • Absender: Sucht nur in der Absenderzeile der E-Mails. Sinnvoll, wenn Sie nach einer erhaltenen E-Mail einer bestimmten Person suchen möchten.

    • Inhalt: Durchsucht den Inhalt der E-Mails.

  • Suchparameter:

    • Gelesen: Die Suche wird nur in bereits gelesenen Mails ausgeführt.

    • Ungelesen: Nur Ungelesene E-Mails werden nach dem Begriff durchsucht.

    • Markiert: Die Suche wird nur in E-Mails durchgeführt die Sie markiert haben.

    • Unmarkiert: Die Suche wird nur in E-Mails durchgeführt die Sie nicht markiert haben.

Sie können aus den Suchfeldern und Suchparametern jede beliebige Kombination wählen. Sobald sie die Suche mit einem Klick auf das Lupensymbol ausgeführt haben können Sie die Suche auch auf alle Postfächer ausweiten. Klicken Sie dazu auf In allen Postfächern suchen.

Erweiterte Funktionen

Sortieren der Ansicht

Sie können die angezeigten E-Mails nach Absender, Betreff, Datum oder Größe in auf- oder absteigender Reihenfolge sortieren. Klicken Sie dazu rechts neben dem gewünschten Feld auf ⮃, das entsprechende Symbol ändert sich darauf hin in Absteigend und die Ansicht wird in absteigender Folge angezeigt. Klicken Sie ein weiteres mal auf das Symbol ändert es sich in Aufsteigend und die Ansicht wird in aufsteigender Reihenfolge sortiert.

Aktualisieren

Um die gegenwärtige Ansicht zu aktualisieren klicken Sie auf das Aktualisieren Symbol ( 🗘 ) worauf hin der Inhalt neu geladen wird.

Markieren von E-Mails

Möchten Sie alle oder bestimmte E-Mails der aktuellen Ansicht markieren, klicken Sie entweder vor der entsprechenden E-Mail auf das kleine Kästchen oder Sie klicken auf Alle auswählen um alle Mails zu markieren. Wollen Sie nur bestimmte Mails markieren, klicken Sie auf das kleine Pfeilsymbol daneben. Hier haben Sie nun die Möglichkeit alle, keine, nur die gelesenen oder die ungelesenen E-Mails zu markieren. Sobald Sie eine oder mehrere E-Mails markiert haben, stehen ihnen folgende Funktionen zur Verfügung:

Verschieben

Verschieben Sie die markierten E-Mails in einen beliebigen anderen Ordner. Klicken Sie dazu nach der Selektion der gewünschten E-Mails auf & Verschieben. Wählen Sie nun in dem geöffneten Menü die Ordner aus in den die E-Mail verschoben werden soll.

Archivieren

Um eine E-Mail zu archivieren klicken Sie zuerst auf Verschieben und wählen anschließend den Eintrag Archivieren aus. Die E-Mail wird dann in das Archiv verschoben. Sobald Sie die erste E-Mail archiviert haben erscheint in der Liste der Postfächer der Eintrag Archive. Für jedes Jahr wird ein eigener Unterordner mit der Jahreszahl als Name erzeugt.

Papierkorb

Hiermit verschieben Sie die markierten E-Mails in den Ordner Papierkorb. Klicken Sie dazu nach der Selektion der gewünschten E-Mails auf Papierkorb.

Mehr

Nach einem Klick auf Mehr öffnet sich ein Auswahlmenü.

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In diesem können Sie die selektierten E-Mails entweder auf gelesen, ungelesen, markiert oder unmarkiert setzen.

Einstellungen

In den Einstellungen des E-Mailbereiches haben Sie die Möglichkeit sich diesen nach Ihren Wünschen zu konfigurieren, zusätzliche Ordner einzurichten und Informationen zum Einrichten von externen E-Mailprogrammen abzurufen.

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Position des Lesebereiches

Hier stehen Ihnen folgende Möglichkeiten zur Verfügung:

  • Rechts : Der Inhalt der aktuellen E-Mail wird Ihnen rechts neben der Liste der E-Mails angezeigt.

  • Unten: Der Inhalt der aktuellen E-Mail wird Ihnen unter der Liste der E-Mails angezeigt.

  • Dynamisch: Die Ansicht ändert sich nach dem Klick auf eine E-Mail in die Leseansicht.

Anzahl der angezeigten Nachrichten pro Seite

Hier können Sie einstellen wie viele E-Mails Ihnen auf einer Seite angezeigt werden. Sie haben die Möglichkeit hier eine beliebige Anzahl zwischen 10 und 1000 einzustellen.

Informationen auf der Startseite anzeigen

Folgende Optionen stehen Ihnen hier zur Verfügung:

  • Zeige Betreffzeilen der letzten 5 Nachrichten

  • Zeige nur Anzahl der ungelesenen Nachrichten

Signatur

Hier können Sie eine Signatur erstellen die dann automatisch in jede verschickte E-Mail eingefügt wird. Weitere Informationen zum Thema Signatur finden Sie unter https://de.wikipedia.org/wiki/Signatur_(E-Mails_und_Postings)

Abwesenheitsnotiz

Möchten Sie dem Absender einer E-Mail eine automatische Antwort schicken, weil Sie z.B. auf Klassenfahrt sind, wählen Sie die Anwahlbox „Ich bin derzeit abwesend.“ aus und geben Sie die Nachricht, die der Absender automatisch erhalten soll, in das Textfeld ein.

Umleitung

Hinweis

Die Funktionalität kann unter Umständen deaktiviert oder eingeschränkt sein. Sollte dies der Fall sein, können E-Mails nicht mehr oder nur noch zu bestimmten Zielen umgeleitet werden. Es wird dann ein entsprechender Hinweis eingeblendet. Eine eingerichtete Umleitung wird dann nicht ausgeführt, dies betrifft auch eine mögliche Umleitung per Sieve-Script. Das Einrichten einer solchen Sperre kann in der Verwaltung vorgenommen werden. Lesen Sie dazu bitte unter E-Mail Umleitungen einschränken weiter.

Wollen Sie eingehende E-Mails an eine andere E-Mail-Adresse weiterleiten, weil Sie beispielsweise längere Zeit krank sind und eine andere Person Ihre E-Mails erhalten soll, wählen Sie die Anwahlbox „Eingehende E-Mails zu folgender E-Mail-Adresse umleiten:“ aus und tragen in dem Feld darunter die entsprechende E-Mail-Adresse ein.

Wenn Sie möchten das eine Kopie lokal auf dem Server bleibt, klicken Sie in das Kästchen vor: „Eine Kopie auf dem Server behalten“.

Alle Änderungen müssen mit einem Klick auf Speichern gespeichert werden.

Ordner verwalten

Wenn Sie sich zusätzliche Ordner erstellen möchten, um Ihre E-Mails besser sortieren zu können, klicken Sie im Einstellungsmenü des E-Mailbereiches auf „Ordner verwalten“. Hier können Sie nun neue Ordner erstellen und selbst erstellte Ordner wieder löschen.

Sieve-Script

Mit einem Sieve-Script ist es möglich beliebige E-Mails zu Filtern, zum Beispiel E-Mails von einem bestimmten Absender in einen bestimmten Ordner zu verschieben. Informationen zur Erstellung von solchen Skripten können Sie unter https://de.wikipedia.org/wiki/Sieve nachlesen. Unter Anleitungen/E-Mails filtern finden Sie ein Beispiel wie ein solches Sieve-Script aussieht.

E-Mail-Programme einrichten

Personalisierte Anleitungen zum Einrichten verschiedener E-Mail-Programme und Apps stehen Ihnen nach einem Klick auf Apps oben rechts im E-Mail-Bereich zur Verfügung.

Problembehebung

Beim Einsatz von Speedport-Routern der Telekom können beim Versand von E-Mails über E-Mail-Programme Probleme auftreten. Lesen Sie mehr darüber im Abschnitt SMTP Timeout.