Import

Hinweis

Nützliche Hinweise wie Sie eine CSV-Datei aus verschiedenen Schulverwaltungsprogrammen erstellen können, finden Sie unter CSV-Export.

Das Importmodul ermöglicht den Abgleich der IServ-Benutzerverwaltung mit externen Datenquellen wie z. B. Schulverwaltungsprogrammen. Dazu exportiert man die Daten aus dem Schulverwaltungsprogramm z. B. im CSV-Format und importiert diese anschließend mit dem Importmodul, das die nötigen Änderungen auf die IServ-Benutzerverwaltung anwendet.

Was das Importmodul kann

  • Neue Benutzer aktiv/inaktiv anlegen (optional kann auch ein Passwort gesetzt werden)

  • Vorhandene nicht importierte Benutzer anhand des Namens automatisch einer Person der Datenquelle zuordnen

  • Klassengruppen (z. B. „Klasse 9a“) anlegen/umbenennen/löschen

  • Jahrgangsgruppen (z. B. „Jahrgang 9“) anlegen/umbenennen/löschen

  • Benutzer zu Klassen-/Jahrgangsgruppen hinzufügen/entfernen

  • Benutzer löschen (nur vom Importmodul verwaltete Benutzer)

Unterstützte Dateiformate

Das Importmodul unterstützt derzeit ausschließlich CSV-Dateien. Die folgenden Kodierungen werden unterstützt: UTF-8 (empfohlen), ISO-8859-15 und CP-1252. Das Format der CSV-Dateien ist in den Profileinstellungen frei konfigurierbar:

  • Es können beliebige Spalten in der CSV-Datei vorkommen, solange alle Spalten im Profil sinnvoll zugeordnet oder alternativ ignoriert werden.

  • Das Importmodul benötigt keine Spaltenüberschriften in der ersten Zeile. Sollte die CSV-Datei Spaltenüberschriften enthalten, muss die Option Erste Zeile ignorieren in den Profileinstellungen gesetzt sein.

  • Das verwendete Trennzeichen zwischen den Spalten muss entweder „;“ oder „,“ sein.

  • Das verwendete Begrenzungszeichen der Spalten ist beliebig. Das Importmodul schlägt “ und ‚ vor, aber die freie Eingabe eines anderen Trennzeichens ist möglich.

  • Wenn das Trennzeichen nicht innerhalb der Spalten vorkommt, ist das Begrenzungszeichen optional.

Beispiel für eine CSV-Datei, die mit dem Importmodul importiert werden kann:

1;Jana;Müller;7a
2;Jonas;Meier;8a
3;Steffen;Decker;8b
4;Doreen;Becker;8b
5;Jörg;Meyer;8d
6;Yvonne;Kohl;8d
7;Thorsten;Schreiber;8a
  • Trennzeichen: ;

  • Begrenzungszeichen: „

  • Erste Zeile ignorieren: Nein

  • Felder: ID, Vorname, Nachname, Klasse/Info

Eindeutige ID-Nummern in der Datenquelle

Das Importmodul basiert auf der Annahme, dass jede Person in der Datenquelle eine eindeutige ID-Nummer hat. Das ist für die folgenden Situationen nötig:

Eine Person wurde in der Datenquelle umbenannt.

Beispiel: „Max Mustermann“ wird in der Datenquelle zu „Max Muster“ umbenannt. Anhand der ID-Nummer kann IServ den neuen Namen dem vorhandenen Benutzer zuordnen und dessen Namen auch ändern.

Hinweis

Mit der Option Accountnamen umbenennen in den erweiterten Einstellungen des Importprofils ist es möglich bei einer Namensänderung in der Datenquelle auch den Account entsprechend automatisch umzubenennen.

Die Datenquelle enthält zwei verschiedene Personen mit gleichem Namen.

Beispiel: Es gibt in der Datenquelle zwei verschiedene Personen, die „Max Mustermann“ heißen. Beide sollen einen eigenen Benutzeraccount bekommen. Anhand der ID kann IServ die beiden Benutzer auseinanderhalten und getrennt voneinander anlegen oder löschen.

Wenn das Importmodul beim Importieren neue Benutzer anlegt, wird diesen Benutzer dabei automatisch die entsprechende ID-Nummer aus der Datenquelle zugeordnet. Diese Benutzer sind damit vom Importmodul verwaltete Benutzer.

Wenn es schon vorhandene Benutzer gibt, die nicht vom Importmodul angelegt wurden, haben diese standardmäßig keine zugeordneten ID-Nummern und sind damit vom Importmodul nicht verwaltete Benutzer, die vom Importmodul vollständig ignoriert werden. Um diese Benutzer ebenfalls mit dem Importmodul zu verwalten, kann beim Import die Option Erstabgleich mit neuem Schulverwaltungsprogramm gesetzt werden; das Importmodul versucht dann, die vorhandenen Benutzer anhand ihres Namens einer Person der Datenquelle zuzuordnen. Erfolgreich zugeordnete Benutzer werden dabei zu vom Importmodul verwaltete Benutzer. Diese Funktion kann nur im geführten Modus in Zusammenarbeit mit einem Mitarbeiter der Firma IServ GmbH durchgeführt werden. Setzen Sie sich diesbezüglich mit unserem Support in Verbindung.

Wenn Ihre Datenquelle keine eindeutigen ID-Nummern enthält, lassen Sie das Feld „ID“ beim Import weg. Das wird allerdings unvermeidlich zu Problemen führen, wenn die Datenquelle zwei verschiedene Personen mit gleichen Namen enthält, oder wenn Personen in der Datenquelle umbenannt werden.

Warnung

Achtung: Denken Sie sich auf keinen Fall speziell für den Import IDs aus (also niemals vor dem Import in Excel einfach eine Spalte „ID“ hinzufügen, und Excel fortlaufende Nummern eintragen lassen)! Das würde dazu führen, dass das Importmodul beim nächsten Import alle Benutzer löschen will, weil sich zwischen den Importen alle IDs geändert haben.

Vom Importmodul verwaltete Benutzer

Nachdem Sie das erste Mal mit dem Importmodul Benutzer aus einer externen Datenquelle importiert haben, sind diese Benutzerkonten vom Importmodul verwaltete Benutzer. Das bedeutet:

  • Das Importmodul wird den Namen dieses Benutzers beim nächsten Import automatisch ändern (optional kann auch der Account entsprechend geändert werden), wenn sich der Name der entsprechenden Person in der Datenquelle geändert hat.

  • Das Importmodul wird diese Benutzer beim nächsten Import automatisch löschen, wenn die entsprechende Person nicht mehr in der Datenquelle vorhanden ist.

Im Gegensatz dazu stehen die Benutzer, die nicht von dem Importmodul angelegt wurden. Diese Benutzer sind analog dazu vom Importmodul nicht verwaltete Benutzer. Diese Benutzer werden vom Importmodul vollständig ignoriert, d.h. unter keinen Umständen automatisch umbenannt oder gelöscht.

Vorbereitung

Sie finden das Importmodul unter Verwaltung → Benutzer → Import. Nachdem Sie den Import geöffnet haben, sehen Sie die folgende Ansicht:

../../../_images/import.png

Ein Profil anlegen

Bevor Sie mit dem Importmodul Benutzer importieren können, müssen Sie zuerst ein Profil einrichten. Das Profil fasst alle konfigurierbaren Optionen zusammen, darunter vor allem die Spalten, die in der hochzuladenden Datei enthalten sind. Wenn Sie Daten aus mehreren verschiedenen Datenquellen importieren möchten (z. B. Schüler aus einer Schülerdatenbank, und Lehrer aus einer getrennten Lehrerdatenbank oder Excel-Tabelle), müssen Sie dafür mehrere getrennte Profile einrichten.

Legen Sie daher jetzt ein neues Profil an, indem Sie zuerst auf Importprofile konfigurieren und dann auf Hinzufügen klicken.

Die Profil-Einstellungen

Das Profil wird in den folgenden Bereichen entsprechend konfiguriert:

  • Allgemein

  • CSV-Datei Konfiguration

  • Neue Benutzer

  • Ehemalige Benutzer

  • Gruppen und Rollen

  • Erweitert

Allgemein

../../../_images/general.png

Name

Der Name des Profils, z. B. „Schüler“.

Typ

Das Typ-Feld dient dazu, verschiedene Datenquellen auseinander zu halten. Verwenden Sie beispielsweise den Wert „Schüler“ für einen Schülerimport oder den Wert „Lehrer“ für einen Lehrerimport. Wenn Sie mehrere Profile für die gleiche Datenquelle anlegen (z. B. für verschiedene Optionen), dann müssen diese Profile alle den gleichen Wert im Feld Typ enthalten.

CSV-Datei Konfiguration

../../../_images/csv-config.png

Trennzeichen

Das Zeichen, das in der zu importierenden Datei die Spalten trennt. Häufig ist das ein Semikolon (;).

Begrenzungszeichen

Das Zeichen, mit dem in der zu importierenden Datei die Werte begrenzt sind. Häufig ist dies das Anführungszeichen („). Sie müssen auf jeden Fall ein Begrenzungszeichen festlegen, auch wenn Ihre Datei keine verwenden sollte. Stellen Sie im Zweifelsfall einfach das Anführungszeichen („) ein.

Erste Zeile ignorieren

Überspringt die erste Zeile in der CSV-Datei. Muss auf Ja gestellt werden, wenn in der ersten Zeile die Überschriften der vorhandenen Felder stehen.

CSV-Spalten

Die Felder in der zu importierenden Datei. Sie können neue Felder mit Hinzufügen zu der Liste hinzufügen, und mit einem Klick auf Löschen hinter dem Feld vorhandene Felder löschen. Für jedes Feld in der CSV-Datei müssen Sie einen der folgenden Typen auswählen:

  • Vorname: der Vorname der Person

  • Nachname: der Nachname der Person

  • Nachnamenszusatz: Titel oder ähnliches, sofern in der CSV-Datei als eigene Spalte aufgeführt.

  • Import-ID: die eindeutige ID der Person

  • Klasse/Information: die Klasse, in der die Person sich befindet oder das Namenskürzel bei Lehrern

  • Passwort: das Passwort, was beim Anlegen des Benutzers gesetzt werden soll

  • Gruppen: Liste der Gruppen, in denen der Benutzer Mitglied wird, sofern er es noch nicht ist, im CSV-Format der Importdatei, ggf. für das Feld kodiert; leere Einträge werden ignoriert. Beispiel: Schulz;Lisa;7a;"Kurs 7 En 1;Kurs 7 Fr 2;AG Handarbeit"

  • Ignorieren: Felder mit diesem Typ werden beim Import ignoriert

  • Hilfsidentifikator: Diese Option ermöglicht es, wenn keine eindeutige ID aus dem entsprechenden Schulverwaltungsprogramm zur Verfügung steht, ein zusätzliches Feld wie z. B. das Geburtsdatum in die Generierung einer ID als sog. Hashwert einfließen zu lassen. Die Informationen aus diesem Feld werden nicht in der Datenbank gespeichert, sondern nur zur Berechnung einer ID verwendet und nach dem Import verworfen. Es können aus der ID keine Rückschlüsse auf ein eventuell verwendetes Geburtsdatum gezogen werden.

  • Accountname: Diese Option ermöglicht es, einen Accountnamen für einen Benutzer direkt zu importieren.

Vorsicht

Mindestens ein Feld Vorname oder Nachname muss für den Import vorhanden sein, die restlichen Felder sind optional. Achten Sie darauf, dass Sie alle Felder in der Datei in dem Profil zuordnen. Wenn Sie ein Feld aus der Datei für den Import nicht benötigen, stellen Sie es im Profil auf ignorieren.

Neue Benutzer

Warnung

Bei der Erstellung von neuen Benutzern während des Imports die Passwortstrategie Standard zu verwenden und gleichzeitig die Option Neue Benutzerkonten deaktivieren auf Nein zu setzen, gilt als Sicherheitsrisiko. Mit diesen Einstellungen wird eine große Menge an Benutzerkonten angelegt, die potenziell einfach von Unbefugten übernommen werden können. Bitte beachten Sie unsere Empfehlungen über Vorgehensweisen zum sicheren Umgang mit neu importierten Benutzern.

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Accountgenerierungsstrategie

Legt fest, wie für neu anzulegende Benutzer aus dem Namen der Person ein Accountname erzeugt wird.

Import

Ein Import-Feld wird als Benutzername verwendet.

Vorsicht

Die Option Import setzt voraus, dass ein Feld Accountname in der CSV-Konfiguration vorhanden ist.

vorname.nachname

Setzt den Accountnamen wie folgt aus den Vor- und Nachnamen zusammen. Wenn der Accountname schon belegt ist oder länger als die erlaubte Anzahl an Zeichen ist, welche über die Einstellung Maximallänge für Accounts festgelegt werden kann, verwendet das Importmodul jeweils die nächste Variante:

vorname.vorname.nachname.nachname  (Standardfall): alle Vor- und Nachnamen
vorname.v.nachname.nachname        Der erste Vorname, der erste Buchstabe vom zweiten Vornamen, alle Nachnamen
vorname.nachname.nachname          Der erste Vorname, alle Nachnamen
v.nachname.nachname                Der erste Buchstabe des ersten Vornamens, alle Nachnamen
vo.nachname.nachname               Die ersten zwei Buchstaben des ersten Vornamens, alle Nachnamen
vor.nachname.nachname              …
vorn.nachname.nachname             …
vorna.nachname.nachname            …
vorname.vorname.nac1               Wie beim Standardfall, aber mit angehängter aufsteigender Nummer und auf erlaubte Anzahl an Zeichen gekürzt
vorname.vorname.nac2               …
...
vorname.vorname.na10               …

nachname

Der Benutzername wird ausschließlich aus den Nachnamen gebildet.

nachname.nachname.nachname        (Standardfall): Alle Nachnamen
n.nachname.nachname               Der erste Buchstabe des ersten Nachnamens, aller weiteren Nachnamen
na.nachname.nachname              Die ersten zwei Buchstaben des ersten Nachnamens, alle weiteren Nachnamen
nac.nachname.nachname             …
nach.nachname.nachname            …
nachn.nachname.nachname           …
nachna.nachname.nachname          …
nachnam.nachname.nachname         …
nachname.nachname.na1             Wie beim Standardfall, aber mit angehängter aufsteigender Nummer und auf erlaubte Anzahl an Zeichen gekürzt
nachname.nachname.na2             …
...
nachname.nachname.n20             …

erster-vorname.nachname

Für den Benutzernamen werden nur der erste Vorname und die Nachnamen berücksichtigt.

vorname.nachname.nachname.nachname  (Standardfall): Erster Vorname, alle Nachnamen
v.nachname.nachname.nachname        Der erste Buchstabe des ersten Vornamens, alle Nachnamen
vo.nachname.nachname.nachname       Die ersten zwei Buchstaben des ersten Vornamens, alle Nachnamen
vor.nachname.nachname.nachname      …
vorn.nachname.nachname.nachname     …
vorna.nachname.nachname.nachname    …
vornam.nachname.nachname.nachname   …
vorname.nachname.nac1               Wie beim Standardfall, aber mit angehängter aufsteigender Nummer und auf erlaubte Anzahl an Zeichen gekürzt
vorname.nachname.nac2               …
...
vorname.nachname.na20               …

erster-buchstabe-des-vornamens.nachname

Für den Benutzernamen werden nur der erste Buchstabe des Vornamen und die Nachnamen berücksichtigt.

v.nachname.nachname.nachname  (Standardfall): Erster Buchstabe des ersten Vornamens, alle Nachnamen
v.nachname.nachname.1         Wie beim Standardfall, aber mit angehängter aufsteigender Nummer und auf erlaubte Anzahl an Zeichen gekürzt
v.nachname.nachname.2         …
...
v.nachname.nachname20         …

Maximallänge für Accounts

Warnung

Falls Sie die Accountnamen importieren, stellen Sie sicher, dass in der Import-Datei nur Accountnamen enthalten sind, die die Maximallänge an Zeichen einhalten. Sollte ein Accountname enthalten sein, der länger ist, verweigert das Import-Modul das Importieren der Datei.

Hinweis

Diese Einstellung ist standardmäßig auf 20 festgelegt. Dies ist die maximal mögliche Anzahl an Zeichen, mit der die Anmeldung an Microsoft Windows 7 möglich ist. Wenn Sie hier mehr als 20 Zeichen eintragen, beachten Sie, dass mit den vom Import erstellten Accounts eine Anmeldung unter Windows 7 unter Umständen nicht möglich ist. Sollte der Accounts mehr als zwanzig Zeichen aufweisen, scheitert die Anmeldung unter Windows 7 mit der Fehlermeldung Die Anmeldung des Dienstes „lokaler Sitzungs-Manager“ ist fehlgeschlagen. Der an einen Systemaufruf übergebene Datenbereich ist zu klein..

Legt fest, welche Anzahl an Zeichen neu generierte Accounts maximal haben dürfen. Die mögliche Maximalanzahl liegt bei 32 Zeichen.

Passwortgenerierungsstrategie

Legt fest, welches Passwort ein neu anzulegender Benutzer gesetzt bekommt.

  • Standard: Setzt den Accountnamen als Passwort. Der Benutzer wird von IServ beim ersten Login automatisch dazu gezwungen, dieses Passwort zu ändern.

  • Import: Setzt das Passwort, das in der zu importierenden Datei für den Benutzer hinterlegt wurde. Erfordert, dass eine Spalte vom Typ Passwort im Profil konfiguriert ist.

  • Pwgen: Erzeugt mit Hilfe des Tools pwgen ein zufälliges Passwort. Die erzeugten Passwörter finden Sie nach dem erfolgten Import in der Datei Import <Profilname> <Datum> hinzugefügt.csv in Ihrem Homeverzeichnis.

Neue Benutzerkonten deaktivieren

Legt neue Benutzer deaktiviert an, sodass sie erst manuell von einem Administrator aktiviert werden müssen, bevor sie sich anmelden können.

Ehemalige Benutzer

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Ehemalige Benutzer erhalten

Normalerweise löscht das Importmodul vom Importmodul verwaltete Benutzer automatisch, wenn sie nicht mehr in der Datenquelle vorhanden sind. Setzen Sie diese Option, um das zu verhindern. Vom Importmodul nicht verwaltete Benutzer werden vom Importmodul ignoriert und niemals automatisch gelöscht. Nicht mehr in der Datenquelle vorhandene Benutzer werden dann zu nicht mehr verwalteten Benutzern.

Hinweis

Alle folgenden Optionen haben nur dann Auswirkung, wenn die Option Ehemalige Benutzer erhalten auf Ja gestellt wurde.

Strategie für das Entfernen der Gruppenmitgliedschaften ehemaliger Benutzer

Folgende Optionen stehen zur Verfügung:

  • Alle: Benutzer werden aus allen Gruppen in denen Sie Mitglied sind entfernt.

  • Nur verwaltete Gruppen: Benutzer werden nur aus den Gruppen entfernt in die Sie auch beim Import eingepflegt wurden, sofern in der CSV-Datei zusätzliche Gruppen angegeben wurden und diese durch das Import-Modul verwaltet werden.

  • Keine: Benutzer behalten alle Gruppenmitgliedschaften in denen sie zusätzlich Mitglied sind.

Ehemalige Benutzer zu Gruppe hinzufügen

Hiermit können Sie die entsprechenden Benutzer zu einer vorhandenen Gruppe hinzufügen, z.B. Ehemalige.

Ehemalige Benutzer von folgendem Importprofil verwalten lassen

Hiermit können Benutzer, die in dieser Datenquelle nicht mehr vorhanden sind aber dafür in einer anderen Datenquelle weiter verwaltet werden, an ein anderes Importprofil übergeben werden, z.B. beim Wechsel in die Oberstufe oder dem Wechsel der Schulform.

Gruppen und Rollen

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Klassengruppen verwalten

Legt automatisch Klassengruppen, z.B. „Klasse 9a“, an und fügt die entsprechenden Benutzer hinzu. Wenn Sie diese Option aktivieren, müssen Sie zusätzlich mindestens eine der beiden folgenden Optionen konfigurieren:

  • Klassengruppen-Präfix: Eine Zeichenfolge, mit der alle Klassengruppen beginnen. Beispiel: „Klasse “, wenn eine mögliche Klassengruppe z. B. „Klasse 9a“ heißen soll. Achten Sie darauf, dass Sie das anhängende Leerzeichen nicht vergessen, denn sonst würde das Modul Gruppen wie „Klasse9a“ anlegen.

  • Klassengruppen-Suffix: Eine Zeichenfolge, mit der alle Klassengruppen enden.

Jahrgangsgruppen verwalten

Legt automatisch Jahrgangsgruppen (z. B. „Jahrgang 9“) an und fügt die entsprechenden Benutzer hinzu. Wenn Sie diese Option aktivieren, müssen Sie zusätzlich mindestens eine der beiden folgenden Optionen konfigurieren:

  • Jahrgangsgruppen-Präfix: Eine Zeichenfolge, mit der alle Jahrgangsgruppen beginnen. Beispiel: „Jahrgang “, wenn eine mögliche Jahrgangsgruppe z. B. „Jahrgang 9“ heißen soll. Achten Sie darauf, dass Sie das anhängende Leerzeichen nicht vergessen, denn sonst würde das Modul Gruppen wie „Jahrgang9“ anlegen.

  • Jahrgangsgruppen-Suffix: Eine Zeichenfolge, mit der alle Jahrgangsgruppen enden.

Nummerische Gruppen migrieren

Verwendet den numerischen Teil des Feldes Klasse/Info, um automatisch passende Gruppen zu finden und umzubenennen. Beispiel: Es gibt eine Gruppe „Informatik Jg 9“, und die Mitglieder dieser Gruppe hatten beim letzten Import Klasse/Info-Werte wie „9a“, „9b“, „9c“ etc. gesetzt. Wenn sich beim nächsten Import der Klasse/Info-Wert von mindestens 50 % der Gruppenmitglieder zu Werten wie „10a“, „10b“, „10c“ etc. ändert, wird das Importmodul automatisch vorschlagen, die Gruppe zu „Informatik Jg 10“ umzubenennen.

Alle zu einer Gruppe hinzufügen

Fügt alle vom Importmodul verwalteten Benutzer (sowohl schon vorhandene als auch neu anzulegende Benutzer) zu einer Gruppe hinzu. Beispiel: Setzen hier beim Import von Lehrern die Gruppe „Lehrer“ oder bei Schülern die Gruppe „Schüler“.

Allen eine Rolle zuweisen

Hiermit können Sie den Benutzern eine existierende Rolle zuweisen. In Verbindung mit dem Modul Stundenplan Stundenplan sollten Sie hier direkt die entsprechende Rolle „Schüler“ bzw. „Lehrer“ einsetzen. Bitte beachten Sie das die beiden Rollen erst nach der Installation des Stundenplanmoduls zur Verfügung stehen. In diesem Fall empfiehlt es sich vor dem ersten Import das Modul zu installieren.

Präfix für Gruppennamen

Setzt ein entsprechendes Präfix vor alle Gruppen, die vom Importmodul verwaltet werden, außer bei den Optionen Klassengruppen und Jahrgangsgruppen. Gruppen die eine Zahl am Anfang des Namens stehen haben, können nicht importiert werden. Hiermit wird dies durch Setzen eines Präfixes vor dem Namen ermöglicht.

Erweitert

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Erstabgleich mit neuem Schulverwaltungsprogramm

Versucht, bereits vorhandene Benutzerkonten automatisch, anhand ihres Namens einer Person der Datenquelle zuzuordnen. Gelingt die Zuordnung, speichert das Importmodul die ID-Nummer der Person aus der Datenquelle, sodass der Benutzer ab dann vom Importmodul verwaltet werden kann. Diese Funktion kann nur im geführten Modus in Zusammenarbeit mit einem Mitarbeiter der Firma IServ GmbH durchgeführt werden. Setzen Sie sich diesbezüglich mit unserem Support in Verbindung.

Manuelle Benutzerzuordnung erzwingen

Hiermit ist es möglich, Benutzer die noch nicht vom Importmodul verwaltet werden, in Verbindung mit dem Erstabgleich mit neuem Schulverwaltungsprogramm während des Importvorgangs manuell zuzuordnen.

Gruppenmerkmal für verwaltete Gruppen verwenden

Mit dieser Option bekommen Gruppen, die im Importprofil in den CSV-Einstellungen als Spalte Gruppen importiert werden, das entsprechende Gruppenmerkmal gesetzt. Damit kann dann die Option Ehemalige Benutzer aus Gruppen entfernen entsprechend auf genau diese Gruppen beschränkt werden die das Gruppenmerkmal gesetzt haben. Auf der Grundlage des Merkmals werden Benutzer aus importierten Gruppen (Spalte „Gruppen“ in der CSV-Datei) entfernt, wenn diese nicht erneut importiert werden.

Accountnamen umbenennen

Mit dieser Option wird bei Namensänderungen auch der entsprechende Account geändert. Beachten Sie bitte das der Benutzer entsprechend informiert werden sollte da er sich sonst womöglich nicht mehr anmelden kann.

Den Import durchführen

Warnung

Wir empfehlen zur Wahrung des Datenschutzes grundsätzlich, dass die CSV-Datei nach dem Export aus dem Schulverwaltungsprogramm direkt in den Dateibereich von IServ hochgeladen wird (beispielsweise in einen Gruppen-Dateibereich, auf den IServ-Administrator und Sekretariat jeweils Zugriff haben) und in den folgenden Schritten von dort ausgewählt wird. Die Datei sollte nicht per Wechseldatenträger (wie ein USB-Stick) übertragen oder per E-Mail versendet werden.

Nachdem sie das Profil eingerichtet haben, können sie den eigentlichen Import beginnen. Wählen Sie dazu im Bereich Importparameter wählen das zuvor angelegte Profil aus. Abhängig von den konfigurierten Spalten wird Ihnen der Aufbau der CSV-Datei angezeigt. Wurde mit dem gewählten Profil bereits ein Import durchgeführt wird der erste Datensatz des letzten Imports als Beispiel angezeigt. Sollte die CSV-Datei, die Sie für den Import verwenden möchten, im Dateibereich vorliegen, klicken Sie nun auf IServ-Dateien und suchen die Datei raus. Andernfalls wählen Sie Hochladen, um eine Datei aus dem Speicher Ihres Gerätes auszuwählen.

Ein Klick auf Vorschau der Änderungen beginnt die Überprüfungsphase des Imports, in der Sie vom Importmodul in mehreren Schritten eine Auflistung der geplanten Änderungen erhalten.

Die Überprüfungsphase

In jeder Phase der Überprüfung haben Sie die Möglichkeit nicht gewünschte Aktionen durch Entfernen des entsprechenden Hakens zu ignorieren.

Schritt 1 von 4 (Änderungen am Benutzer)

Hier werden Ihnen sämtliche Änderungen an den betreffenden Benutzern angezeigt.

Hierbei werden die entsprechenden Aktionen in die folgenden Kategorien aufgeteilt:

  • Benutzer löschen

  • Benutzer aktualisieren

  • Benutzer hinzufügen

  • Unveränderte Benutzer

Zu jeder der Kategorien wird Ihnen auf der rechten Seite jeweils die Anzahl der betroffenen Accounts angezeigt.

Klicken Sie dann auf Weiter zur Gruppen-Vorschau.

Schritt 2 von 4 (Änderungen an Gruppen)

Hier werden Ihnen alle Änderungen an den entsprechenden Gruppen angezeigt.

  • Gruppen löschen

  • Gruppen aktualisieren

  • Gruppen hinzufügen

Klicken Sie dann auf Weiter zur Vorschau

Schritt 3 von 4 (Vorschau aller Änderungen)

Hier werden Ihnen nun alle durchzuführenden Änderungen nochmals aufgelistet. Prüfen Sie die angezeigten Informationen nochmals gründlich und klicken dann auf Übernehmen. Nun müssen Sie der Durchführung des Imports nochmal mit einem Klick auf Bestätigen zustimmen.

Schritt 4 von 4 (Durchführung des Imports)

Der Import wird nun durchgeführt. Am untern Fensterrand wird Ihnen der Fortschritt des Imports durch einen Fortschrittsbalken visuell dargestellt. Am Ende des Importvorgangs können Sie im Protokoll auf einzelne Namen klicken um sich nochmals die durchgeführten Aktionen im Detail anzeigen zu lassen. In Ihrem persönlichen Dateibereich wurde zudem eine entsprechende Log-Datei im CSV-Format abgelegt.

Besonderheiten beim Erstimport aus neuem Schulverwaltungsprogramm

Sollten Sie die Option Erstimport aus neuem Schulverwaltungsprogramm gesetzt haben, ist die Spalte Zu existierendem Benutzerkonto zuordnen interessant. Bei nicht vom Importmodul verwalteten Benutzern, die mit diesem Import zugeordnet werden, gibt diese Spalte auf einer Skala von 0% bis 100% an, wie sicher sich das Importmodul ist, dass die Zuordnung korrekt ist. Wenn es für eine Person mehrere passende Benutzer gibt, wird dieser Wert eher niedrig sein, weil das Importmodul nicht entscheiden kann, welcher Benutzer der richtige ist; wenn es hingegen nur einen passenden Benutzer gibt, wird der Wert eher hoch sein. Für vom Importmodul verwaltete Benutzer, die ja nicht mehr zugeordnet werden müssen, wird immer der Wert 100% angezeigt. Durch die zusätzliche Option Manuelle Benutzerzuordnung erzwingen im Importprofil können Sie hier selber bei falschen Entscheidungen des Importmoduls eingreifen und den richtigen Benutzer zuordnen. Dabei ist zu beachten, dass der Initialimport immer manuell ist, durch das Setzen dieser Option wird auch bei spätere nicht-initial-Importe die manuellen Zuordnung erzwungen.