CSV-Export mit DaNiS erstellen

IServ bietet Ihnen über das Importmodul die Möglichkeit, komfortabel Schülerlisten zu importieren. Dazu benötigen Sie eine CSV-Datei, in der alle Schüler mit Vor- und Nachname, der zugehörigen ID sowie der Klasse aufgeführt sind.

Für das Schülerverwaltungsprogramm DaNIS haben wir Ihnen im Folgenden eine Anleitung erstellt. Die Anleitung bezieht sich auf die momentan aktuelle DaNIS-Version 2.7.2.3/2.8 vom 10.8.2016.

Erstellen der Liste

Nachdem Sie DaNIS wie gewohnt gestartet haben, klicken Sie im Menü auf Bericht -> Berichte -> Freie Liste.

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Im folgenden Fenster wählen Sie nun unter Feldauswahl die folgenden Felder aus:

  • SchuelerIdentNummer

  • SchuelerRufname

  • SchuelerNachname

  • GruppeBezeichung

Mit den Pfeilsymbolen neben der Liste der Felder haben Sie die Möglichkeit die Reihenfolge, in der die Felder in der späteren CSV-Datei stehen, zu sortieren. Sie sollten hierbei zuerst die unterste Schaltfläche nutzen und sich so die 4 Felder an den Anfang der Liste verschieben. Danach sortieren Sie die Felder bitte nach der oben aufgeführten Reihenfolge. Dies können Sie mit den beiden Schaltflächen „Pfeil nach oben“ und „Pfeil nach unten“ machen. Der jeweils in der Liste ausgewählte Eintrag wird dabei entsprechend verschoben.

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Nun können Sie die Liste als Vorlage speichern. Klicken Sie hierzu bitte auf die Schaltfläche mit dem grünen Haken neben der Auswahlliste in der „Neu“ steht. Jetzt werden Sie aufgefordert einen Namen für diese Liste anzugeben. Diesen Namen können Sie frei wählen, es empfiehlt sich hier z.B. „IServ-Export“ einzugeben. Dann finden Sie die Vorlage in der Auswahlliste in Zukunft schnell wieder, wenn Sie einen erneuten Export der Daten durchführen wollen. Bestätigen Sie Ihre Eingabe mit OK.

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Liste exportieren

Um die CSV-Datei mit allen benötigten Daten zu erstellen wählen Sie nun noch unter Schulgliederungsauswahl den entsprechenden Eintrag aus und unter Gruppenauswahl setzen Sie den Haken bei „Alle Gruppen“. Klicken Sie im Anschluss auf „Daten bereitstellen“. Die Frage, ob Sie die Datei im UTF-8-Format speichern möchten, bestätigen Sie bitte mit Ja.

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Wählen Sie jetzt einen Speicherort aus, an dem Sie die CSV-Datei speichern wollen und klicken auf „Speichern“. Die gespeicherte Liste enthält alle notwendigen Daten, die für einen Import der Schüler in IServ benötigt werden.

Import in IServ

Für den Import der CSV-Datei mit Hilfe des Importmoduls müssen Sie vor dem erstmaligen Import ein entsprechendes Importprofil anlegen.

Importprofil anlegen

Klicken Sie dazu in der Benutzeroberfläche Ihres IServ auf Verwaltung -> Benutzer -> Import. Jetzt klicken Sie auf „Profile Importprofile konfigurieren“ und im Anschluss auf „Profil hinzufügen“. Nun geben Sie folgendes ein:

  • Name: Der Name des Profils. Diesen können Sie frei wählen

  • Benutzertyp: Hier geben Sie z.B. Schüler ein.

  • Trennzeichen: Wählen Sie das entsprechende Trennzeichen aus, dass Sie beim Export der CSV-Datei festgelegt haben. Wenn Sie sich nicht sicher sind, können Sie die CSV-Datei auch mit einem Texteditor wie Notepad++ öffnen und nachsehen.

  • Begrenzungszeichen: Wählen Sie das entsprechende Begrenzungszeichen aus, dass Sie beim Export der CSV-Datei festgelegt haben. Wenn Sie sich nicht sicher sind, können Sie die CSV-Datei auch mit einem Texteditor wie Notepad++ öffnen und nachsehen.

  • Felder: Setzen Sie den Haken bei „Erste Zeile ignorieren“. Klicken Sie dann viermal auf „Feld hinzufügen“ und wählen in den erscheinenden Feldern ID, Vorname, Nachname und Klasse/Info aus. Hier müssen Sie dieselbe Reihenfolge angeben die Sie auch beim Export der CSV-Datei verwendet haben.

  • Accountgenerierungsstrategie: Wählen Sie firstnames.lastnames aus.

  • Passwortgenerierungsstrategie: Algorithmus der für die Erstellung von Passwörtern für neue Benutzer genutzt wird. Default nutzt den Benutzernamen als Initialpasswort das beim ersten Login geändert werden muss. Import nutzt das Passwort-Feld der Importdatei. Pwgen generiert zufällige Kennwörter die, in gewissen Maßen, leicht zu merken sind.

Haken Sie dann die folgenden Felder an:

  • Optional: Neue Benutzerkonten deaktivieren (Empfehlung: Geben Sie die Accounts erst nach einer Einweisung und einer unterschriebenen Benutzerordnung frei).

  • Nummerische Gruppen migrieren

  • Klassengruppen verwalten

  • Jahrgangsgruppen verwalten

  • Alle einer Gruppe hinzufügen

  • Optional: Allen eine Rolle zuweisen. Tragen Sie hier, sofern Sie das Modul Stundenplan einsetzen, ROLE_STUDENT ein.

Tragen Sie dann bei Klassengruppen Präfix Klasse, bei Jahrgangsgruppen Jahrgang und bei Gruppe Schüler ein. Machen Sie hinter Klasse und Jahrgang dabei jeweils ein Leerzeichen. Das zu erstellende Importprofil sollte nun wie folgt aussehen:

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Import durchführen

Wählen Sie nun das erstellte Profil aus, klicken dann auf Durchsuchen um die zuvor exportierte CSV-Datei auszuwählen und klicken im Anschluss auf Überprüfung. Jetzt wird Ihnen aufgelistet was beim Ausführen des Imports ausgeführt wird. Hier haben Sie die Möglichkeit durch entfernen des Hakens vor einzelnen Einträgen, diese auszuschließen. Scrollen Sie dann bis zum Ende der Seite und klicken auf Vorschau. Wenn Sie sich sicher sind, das alle Angaben die Ihnen hier angezeigt werden, korrekt sind scrollen Sie auch hier bis an das Ende der Seite und klicken auf Übernehmen. Sollten Sie an dieser Stelle auch nur den geringsten Zweifel haben, das etwas nicht stimmt, setzen Sie sich vor der Ausführung des Imports bitte mit uns in Verbindung. Nur so kann sichergestellt werden, das es beim Import nicht zu schwerwiegenden Fehlern kommt.