Wissensmanagement in der Schule

Server und Software als Hilfsmittel für den effektiven Umgang mit Wissen in der Schulverwaltung

Ein Lehrer scheidet aus, plötzlich durch Krankheit oder absehbar durch Pensionierung. Oft merkt man erst hinterher, wie viel Wissen mit ihm verloren gegangen ist und wie schwierig es ist, in Jahrzehnten erworbenes Wissen mündlich oder schriftlich an Nachfolgende weiterzugeben.

Anette Bertram

Wissensmanagement in der Theorie

Wie geht man mit Wissen in Organisationen um? Unabhängig voneinander entwickelten die beiden Amerikaner Chris Argyris und Peter Senge die Theorie der „Lernenden Organisation“. Voraussetzungen seien Teamgeist und gemeinsame Visionen. Nur wenn Wissen nicht als Machtinstrument benutzt werde, nur wenn Zusammenarbeit erwünscht sei und Bereitschaft vorhanden sei, gemeinsam an den übergreifenden Zielen zu arbeiten, könne eine optimale Nutzung gelingen.

Wissen kann demnach im Kopf eines Einzelnen, aber auch in Akten, Plänen und üblichen Abläufen vorhanden sein.

Weiter ausdifferenziert wurden ihre Ideen unter dem Begriff des Wissensmanagements, einer interdisziplinären Wissenschaftsrichtung, welche Themen der Betriebswirtschaft, Informationswissenschaften und Sozialwissenschaften aufnimmt.

Wissensmanagement beschäftigt sich damit, wie die Ressource „Wissen“ in einer Organisation, einem Unternehmen oder eben einer Schule optimal genutzt wird. Man unterscheidet üblicherweise zwischen Daten als kleinen Einzelbausteinen, Informationen als Zusammensetzung von Daten mit einem persönlichen Bezug und Wissen als der höchsten Form; Wissen erstreckt sich dabei nicht nur auf schriftlich vermittelbare Informationen, sondern umfasst auch Erfahrung und soziale Intelligenz, wie etwa die richtige Empfindung dafür, wen man für welche Aufgaben auf welche Weise ansprechen muss.

Schule und Wissen – eine auf den ersten Blick so selbstverständliche Verbindung, dass ein Nachdenken darüber nicht notwendig erscheint.

Ein Blick in den Schulalltag zeigt aber, dass in den Bereichen der Organisation oft „das Rad immer wieder neu erfunden“ wird. Einmal entwickelte Konzepte für Routineveranstaltungen wie Elternsprechtage, den Tag der offenen Tür oder Ähnliches, werden nicht immer in ihrer Durchführung hinlänglich nachvollziehbar dokumentiert, mit Unterlagen wie etwa Einladungen und Ablaufplänen gespeichert und – vor allem! – mit Korrekturen und Evaluationen für nachfolgend Verantwortliche festgehalten.

Punktuell gelingt an jeder Schule die im Sinne eines Wissensmanagements erfolgreiche Zusammenarbeit von Kollegen mit herausragenden Ergebnissen. Eine systematisch von der Schulleitung initiierte Zusammenarbeit aller Kollegen gehört aber eher zu den Ausnahmen. Sicher lässt sich wie für viele andere schulische Wunschvorhaben auch hierfür der Zeitfaktor verantwortlich machen. Letztlich würde es Schulen wie anderen Unternehmen aber Zeit ersparen, wenn sie in ein sinnvolles Wissensmanagement investiert würden.

Wissensmanagement als Qualitätsmerkmal

Der „Orientierungsrahmen Schulqualität“ empfiehlt, dass „im Kollegium vorhandenes Wissen, Erfahrungen und Planungen verständlich kommuniziert, systematisch weitergegeben und zur wechselseitigen Beratung verwendet“ werden (Orientierungsrahmen Schulqualität:16).

Im „Kernaufgabenmodell“ wird auf die Schaffung geeigneter Kommunikationsstrukturen hingewiesen (Aushänge, Mitteilungsbuch, Rundlauf, Infopause etc.; Kernaufgabe L 2.1). Eine Aufbereitung von Daten (Laufbahnempfehlungen, Abschlüsse, Schulabbrecherquoten und Wiederholer; Kernaufgabe E 1) wird nahegelegt und kann als Benchmarking verstanden werden. Die Kernaufgabe 3 fordert eine Erweiterung von Kompetenzen der Lehrkräfte und die Entwicklung eines Qualifizierungskonzepts und seine Überführung in ein schulisches Wissensmanagement.

Um die Kooperation auf der Ebene der Einzelschule, aber auch schulübergreifend zu fördern, sind Personaltableaus und Portfolios vorgesehen. Auch Wikis, Netzwerke und Internet-Portale sollen der Beratung dienen. Besonders wichtig ist dies bei den aktuellen, neuen Themen wie Inklusion, Sprachlernklassen und Gesundheitsförderung. Die schulübergreifende Zusammenarbeit betrifft aber auch Genderfragen, Mobilitätserziehung, Berufsorientierung, politische Bildung und die Zusammenarbeit mit kulturellen Einrichtungen wie Musikschulen, mit Sportvereinen und den Kirchen.

Das „Kernaufgabenmodell“ empfiehlt die Nutzung von Kommunikationsplattformen. Explizit genannt wird hier das in Niedersachsen (Braunschweig) beheimatete IServ, gegründet ehemals von Schülern und bis heute von dem Mitbegründer Jörg Ludwig verwaltet. IServ wird seit mehr als zehn Jahren an weit über 1000 Schulen verwendet. Es gibt aber auch andere Anbieter mit interessanten Nutzungsangeboten.

Verwaltungssoftware und Netzwerklösungen als Hilfsmittel

Digitale Kommunikationstechnologien erleichtern nicht nur die Speicherung von Wissen, sondern auch den Gedankenaustausch in Echtzeit.

Dazu werden vielfältige Serverlösungen und Softwarepakete angeboten. Manche Angebote versprechen, bereits vorhandene Software einzubeziehen und alle Produkte miteinander zu vernetzen.

Dies ist nicht immer einfach: Gerade größere Schulen verwenden eine Vielzahl von Software, die nicht automatisch miteinander kompatibel ist. Fast alle niedersächsischen Schulen verwenden untis als Stundenplane und Vertretungsplanmodul. DaNIS ist die von nibis empfohlene Schülerdatenverwaltung. Weitere Netzwerkbetreiber und Softwarelieferanten finden sich auf der Homepage von nibis (Service/Informationstechnologien/Software).

Notwendig für Schulen sind digitale Kalender, möglichst exportierbar, sowie eine sichere Informationsplattform.

Datenschutz wird in den Schulen zu Recht großgeschrieben und von den Lehrkräften, insbesondere den Datenschutzbeauftragten, angemahnt. Deswegen lagern die wichtigen personenbezogenen Daten von Schülern auf einem schuleigenen, von außen nicht zugreifbaren Server. Darüber hinaus verfügen größere Schulen über ein pädagogisches Netzwerk, das der schulangehörige Administrator für die jeweiligen Benutzergruppen freischalten kann. Ein Vorteil solcher schuleigener, pädagogischer Netzwerke stellt die automatische Zuteilung von normierten E-Mail-Adressen dar, so dass jeder Schüler und jeder Lehrer per Mail kontaktierbar ist. Auch Zugänge für Eltern kann man einrichten. Ob eine solche Lösung von den Lehrkräften auch pädagogisch gewünscht ist, muss jede Schule für sich entscheiden.

Viele Netzwerkanbieter offerieren auch Chatfunktionen oder die Nutzung von Foren, so dass Diskussionen über Themen der jeweiligen Schule ihren Raum finden können. Dass viele Schulen Chatfunktionen nicht verwenden, liegt an Gefahr von Missbrauch. Insbesondere in Schülerchaträumen müsste eine Kontrolle durch den Administrator erfolgen. Neben dem hohen zeitlichen Aufwand für den Administrator wäre auch die Attraktivität für die Schülerinnen und Schüler bei dem Bewusstsein einer ständigen Kontrolle durch den Administrator kaum gegeben.

Server bieten neben der Möglichkeit des Wissensaustausches auch die Möglichkeit zur Ablage von Informationen. Dies kann zu einem verbesserten Informationsfluss führen und für mehr Transparenz sorgen.

In jeweils geschützten Bereichen können Fachobleute Informationen für ihre Kollegen ablegen oder die Schulleitung bzw. ein Administrator wichtige Texte speichern. Dies können Formulare sein, aber auch Informationen über die Hausordnung, den Ordnungsdienst oder zu den anstehenden oder vergangenen Konferenzen.

Auf das Einstellen von aktuellen Klassenarbeiten oder aus sonstigen Gründen besonders schützenswerten Dateien wird man bei Cloud-Lösungen und Servern mit externen Zugriff verzichten.

Zusammenarbeit von Schulträger und Schulen

Für optimale Lösungen ist eine Zusammenarbeit von Schulträger und den Einzelschulen unbedingt erforderlich.

Hierbei ist zu berücksichtigen, dass ganz unterschiedliche Interessen vorliegen.
Während die Kommune als Träger der sächlichen Lasten die finanzielle Seite sehen und alle Schulen ihres Einzugsbereiches gleichermaßen berücksichtigen muss, haben die Schulleiter die jeweils schuleigenen Erfordernisse im Blick.

Die Anschaffung von Netzwerksystemen und Software geschieht am besten in gegenseitiger Absprache. Denn die besten technischen Hilfsmittel nutzen nichts, wenn sie nicht verwendet werden. Neben der Anschaffung einer neuen Software ist auch eine Schulung der späteren Nutzer nötig. In der Regel wird man Multiplikatoren ausbilden. Für die Lehrkräfte an der Schule ist es günstig, wenn ein Kollege als Ansprechpartner zur Verfügung steht und so niedrigschwellige Angebote für nicht technikaffine Lehrkräfte anbietet.

Wenn eine Kommune für alle Schulen ihres Gebietes – das können in größeren Städten 70 Schulen und mehr sein – die gleiche Systemlösung für die Schulverwaltung anschafft, ist der Vorteil, dass alle Schulen über genormte Mailadressen erreichbar sind, ein problemloser Schülerdatenaustausch möglich ist und außerdem Formulare, Vordrucke (Krankmeldungen, Exkursionen etc.) in einem gemeinsamen Datenablagebereich zur Verfügung stehen können. Auch eine automatische Auswertung der jährlich erforderlichen Statistik ist möglich.

Der Schulträger stellt nicht nur die Software zur Verfügung, sondern auch eine entsprechende Anzahl an Computern für die Verwaltung; dies sind zwei Computer an kleineren Schulen, aber bis zu 20 und mehr z.B. an Berufsschulen. Trotz der hohen Kosten hat der Schulträger keinen Einfluss auf die Verwendung der Software, da dies den Schulen selbst obliegt.

Die Schwierigkeiten der unterschiedlichen Verantwortlichkeiten zeigen sich auch in der Frage der Administratoren:

In der Regel haben die Schulträger technische Administratoren, die sich um die Wartung der Computer, Neuinstallationen etc. kümmern und sämtliche Nutzungsrechte für die Server haben (s. Abb. 1). Die Schulleiter sind aber nur den schuleigenen Administratoren als Landesbeamte gegenüber weisungsberechtigt. Diese schuleigenen Administratoren haben, wenn sie Lehrkräfte sind, oft eine weitgehend volle Unterrichtsverpflichtung und müssen ihre Aufgaben „nebenbei“ erledigen.

Abb. 1: Interner Wissensmanager

Ein Verantwortlicher muss benannt werden

Es ist zu überlegen, ob neben dem Administrator, der die Daten eingibt, für die Schüler- und Lehreranmeldungen sorgt etc., ein zweiter Verantwortlicher benannt wird, der sich um die Pflege der Informationsablage kümmert. Dieser „Wissensmanager“ sortiert das von „außen“ kommende Wissen aus Fortbildungen oder aus neuen Vorgaben der Landesschulbehörde und des Kultusministeriums, stellt in einem gemeinsam genutzten Bereich der Lehrer die notwendigen Informationen ein, aber er löscht auch veraltete Dateien. Er erinnert die Fachobleute einmal im Jahr, ihre jeweiligen Bereiche „auszumisten“ und ermuntert sie, neue Informationen aufzunehmen.

Darüber hinaus regt der „Wissensmanager“ zu einer sinnvollen Nutzung digitaler schwarzer Bretter an und kümmert sich um die optisch ansprechende Aufarbeitung wichtiger Informationen.

Es zeigt sich im schulischen Alltag immer wieder, dass in der Informationsfülle wichtige Dinge übersehen werden. Dadurch entsteht bei vielen Lehrern der Eindruck, sie würden nicht ausreichend informiert, Entscheidungen seien nicht transparent und würden über ihren Kopf hinweg entschieden.

Mails haben nur dann einen Nutzen, wenn sie auch gelesen werden und wenn auf den ersten Blick deutlich ist, worüber sie informieren wollen. Grundsätzlich gilt hierbei Gleiches wie für die Zettel, die in die Lehrerfächer verteilt werden. Allerdings ist die Versuchung, mal eben schnell eine Mail abzuschicken, größer, als Zettel zu kopieren und zu verteilen. Eine papierlose Schulverwaltung ist (noch) nicht denkbar, aber viele Verwaltungsvorgänge werden schon digital versendet. Interessanterweise werden Vorgänge, die von mehreren Leuten bearbeitet werden müssen, häufig noch in Papierform bearbeitet. Einen Antrag auf einen Unterrichtsgang z.B. füllt der Lehrer aus, reicht ihn an die zuständigen Mitglieder der Schulleitung weiter, bis er dann bei den Vertretungsplanern verarbeitet wird.

Für die Ablage von Texten auf einer für alle Lehrer einsehbaren Plattform stellt das Inhaltsverzeichnis eine Hilfe für die Suche dar. Es muss aber darüber informiert werden, dass etwas hinterlegt ist. Auch muss geklärt sein, wer welche Dateien einstellen darf. Herrschte hier völlige Willkür, bestünde die Gefahr, dass vorgegebene Strukturen verwildern.

Aufbau und Pflege des Wissensmanagements

Oft ergibt sich durch die Einführung eines neuen Schulservers oder eines neuen Moduls, dass Änderungen am bisherigen Konzept vorgenommen werden und auch das Kollegium in die neue Technik eingeführt wird. Dies bietet die Gelegenheit, mit allen Lehrern und der Verwaltung – auch das Sekretariat gehört unbedingt dazu – über die gewünschte zukünftige Nutzung nachzudenken. Erfahrungsgemäß wird es Widerstand geben. Die Bedenken von Lehrern über die Datensicherheit sind dabei ebenso ernst zu nehmen wie die Angst vor technischen Schwierigkeiten. Eine Übergangszeit, in der noch die alten Varianten gelten, sollte klar terminiert und nicht zu ausgedehnt sein. Wichtig ist, dass mit der Einführung der neuen Software oder des neuen Servers unmittelbar auch ein Nutzen deutlich wird. Das kann z.B. die Ablage von neuen Stundenplänen in den Ferien sein, so dass die Nutzer besser, schneller und einfacher informiert sind als die Nichtnutzer. Je weniger digitale Technik vorher vorhanden war, umso leichter gelingt der Wechsel und umso einleuchtender ist der neue Nutzen.

Schwierig ist der Wechsel von individuellen Mailadressen zu den vorgegebenen gleichen Mailadressen für alle Lehrer. Dennoch muss den „Zauderern“ deutlich gemacht werden, dass sie zumindest Weiterleitungen einrichten müssen.

Um den Aufbau einer Datenstruktur einzurichten, empfiehlt sich die Zusammenarbeit von Mehreren, weil jeder Mensch sein eigenes Ablagesystem im Kopf hat, aber ein Wiederfinden von allen erfolgen soll.

Unterordner sind sinnvoll, aber sollten nur begrenzt eingesetzt werden, da das Durchklicken durch mehrere Unterordner sich als zeitraubend und letztlich als unübersichtlich herausstellt.

Man kann aber z. B. als Unterordner eine Sortierung nach Jahreszahlen vornehmen. Üblich ist, dass die Fachgruppen eigene Ordner haben, die nur für die jeweiligen Fachkollegen einsehbar sind.

Es gibt die Möglichkeit, geschützte Bereiche für Arbeitsgruppen einzurichten, die längere Zeit zusammenarbeiten. Aber auch Kollegen, die nur kurzfristig ein Projekt planen, können die Möglichkeiten geschützter Intranetbereiche für ihre Arbeit gebrauchen. Praktisch ist es, wenn ein Diskussionsverlauf eingesehen werden kann und wenn bei der Bearbeitung von Dateien der vorherige Zustand wiederhergestellt werden kann oder der jeweilige Bearbeiter rekonstruierbar ist.

Abb. 2: Vorschlag für eine Datenstruktur auf einem Schulserver

Lehrer

  • Absentismuskonzept
  • BUGIS-Ergebnisse
  • Die Schule von A – Z
  • Datenschutz
  • Feedbackbögen für den Unterricht
  • Formulare & Anträge
  • Gesamtkonferenzen und Dienstbesprechungen
  • Hausordnung, Ordnungsdienst
  • Hauspost
    • 2015
    • 2016
  • Homepage
  • ILE
  • Informationen
  • Klassenarbeiten
  • Konfliktmanagement
  • Medienkonzept
  • Methodenkonzept
  • Personalratsinformationen
  • Qualifizierungskonzept
  • Schulprogramm
  • Stundenpläne
  • Terminplan
  • Vertretungsplaninformationen
  • Zeugnisinformationen

Fazit

In den Schulen lagert ein ungeheurer Schatz an Wissen. Dies betrifft nicht nur das Wissen von Schülern und Lehrern über die jeweiligen Fächer.
Auch für die Schulverwaltung muss die Schulleitung auf einen sorgfältigen Umgang mit dieser kostbaren Ressource achten. Ein „Wissensmanager“ aus dem Bereich der erweiterten Schulleitung kümmert sich darum, dass Wissen verständlich, wiederauffindbar gespeichert wird. Damit kann eine wirksame Erleichterung für den pädagogischen Alltag der Lehrkräfte geschaffen werden.


Literatur: Die Literatur erhalten Sie über die Reaktion: sabine.weiner@wolterskluwer.com

Anmerkung: Der Artikel fasst wesentliche Aspekte der Masterarbeit der Autorin zusammen. Zum Thema „Wissensmanagement“ ist für 2016 ein gleichnamiger Buchtitel von Anette Bertram geplant, der vorgemerkt werden kann unter: bertram.guentsch@wolterskluwer.com

Anette Bertram
Koordinatorin, Gymnasium Mellendorf, Wedemark
SchVw NI 5|2016