Umfragen

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Umfragen in IServ

Nach der Installation des Moduls iserv-poll steht der Menüpunkt Umfragen in der Navigation zur Verfügung. Zudem wird das neue Gruppenrecht Umfragen verwalten und auswerten bereitgestellt, das Nutzern erlaubt Umfragen zu verwalten

Aufbau

Umfragen in IServ gliedern sich in drei Teile:

• Fragenkatalog: Ein Fragenkatalog ist der Grundbaustein der Umfragen. Er liefert Basisdaten wie Besitzer, Art der Umfrage und natürlich die Fragen selbst.
• Umfrage: Eine Umfrage basiert immer auf einem Fragenkatalog und nutzt diesen für die eigentliche Befragung. Die Umfrage liefert den Abstimmungszeitraum und die Teilnehmer. Dies erlaubt die mehrfache Verwendung von Fragen und Vergleiche mehrerer Umfragen.
• Frage: Eine Frage kann Einfach- oder Mehrfachantworten umfassen. Zudem besteht die Möglichkeit zwei verschiedene Antwortsätze für eine einzelne Frage zu definieren.

Verwaltung

Die Verwaltung der Umfragen läuft direkt über die Navigation. Dort stehen folgende Punkte zur Verfügung, die den oben genannten Punkten entsprechen. Zudem stellen einzelne Umfragen weitere Optionen zur Verfügung.

Wichtiger Hinweis: Man beachte, dass mit den Verwaltungspunkten Fragenkatalog und Umfragen alle notwendigen Grundfunktionen gegeben sind. Das System bietet zusätzlich die Möglichkeiten, Fragen individuell einzustellen und so fortgeschrittene Umfragen zu gestalten. Diese erweiterten Funktionen werden auf der Seite der Fragenkataloge verlinkt.

Fragenkataloge

Um eine Umfrage zu erstellen, muss zunächst ein Fragenkatalog angelegt werden:

• Titel: Der Titel des Fragenkatalogs
• Besitzer: Eine Zuordnung des Katalogs zu einer Nutzergruppe. Die Mitglieder dieser Gruppe können alle Umfragen auf Basis des Kataloges verwalten und die Auswertung einsehen.
• Fragen: In diesem Textfeld werden die Fragen definiert. Dabei ist zu beachten, dass pro Zeile eine Frage erstellt wird. Bitte also unbedingt darauf achten, dass wirklich nur am Ende der Frage ein Zeilenumbruch eingegeben wird. Automatische Umbrüche der Fragen durch den Browser spielen keine Rolle.
• Titel der 1. Antworten: Hier kann optional ein Titel definiert werden, der die Antworten beschreibt und über diesen angezeigt wird. Standardmäßig ist dies "Antwort".
• 1. Antwortensatz: Der Antwortensatz definiert die Antworten zur Frage. Auch hier ist dies eine Antwort pro Zeile. Es ist für die Auswertung ratsam, die Antworten sortiert anzugeben. Also z.B. von gut nach schlecht oder von wichtig nach unwichtig.
• Titel der 2. Anworten und des 2. Antwortensatzes: Diese beiden optionalen Punkte erlauben es einen zweiten Satz Antworten zu definieren. So kann man für eine Frage z.B. eine Einschätzung und gleichzeitig eine persönliche Gewichtung abfragen.
• Typ: Hier ist zu wählen, ob die Antworten Einfach- (single choice) oder Mehrfachauswahlen (multiple choice) sind.

Auf diese Weise lassen sich ein Großteil aller Umfragen erstellen. Hierbei ist zu beachten, dass für alle Fragen die gleichen Antworten gelten. Soll eine fortgeschrittene Umfrage erstellt werden, die z.B. pro Frage andere Antworten erlaubt oder gar Einfach- und Mehrfachauswahlen kombiniert, ist dies mit dem individuellen Gestalten von Fragen möglich (siehe Punkt Fragen).

Umfragen

Nachdem ein Fragenkatalog erstellt wurde, kann er immer wieder für Umfragen genutzt werden. Dies verringert zum einen die Tipparbeit, da man die Fragen nicht immer wieder angeben muss, und zum anderen können die Umfragen des gleichen Kataloges miteinander verglichen werden. Nachdem ein Fragenkatalog angelegt wurde, können die Umfragen zu dem Thema gestartet werden. Dazu muss eine Umfrage auf Basis eines Katalogs angelegt werden. Das hierfür vorgesehen Fenster erreichen Sie über Umfragen -> Umfragen -> Hinzufügen

• Titel: Der Titel der Umfrage.
• Fragenkatalog: Fragenkatalog, der als Basis der Umfrage genutzt wird.
• Beschreibung: Eine Beschreibung der Umfrage, die den Teilnehmern angezeigt wird.
• Start und Ende der Umfrage: Zeitraum, indem die Umfrage läuft. In diesem Zeitraum wird den Nutzer die Teilnahme automatisch ermöglicht. Die Startzeit sollte daher immer ein wenig in die Zukunft gelegt werden. Laufende Umfragen, an denen ein Nutzer noch nicht teilgenommen hat, werden zudem auf dem IDesk angezeigt.
• Besitzer (*): Jeder Fragenkatalog ist wie oben beschrieben einer Gruppe zugeordnet (z.B. Lehrer oder Admins), die das Recht hat ihn zu verändern oder Umfragen dazu anzulegen. Eine einzelne Umfrage kann nun entweder der Gruppe oder dem Ersteller zugeordnet werden. Nur der Besitzer kann die Umfrage verwalten.
• Ergebnisse einsehen: Mit den beiden Auswahlen Vor Ende und Nach Ende kann genau eingestellt werden, wer wann die Ergebnisse der Umfrage einsehen kann. Zunächst wird unterschieden, ob man die Ergebnisse vor Ablauf der Umfrage oder erst danach einsehen kann. Für die Personen, die die Ergebnisse einsehen dürfen, stehen für beide Punkte fünf Auswahlmöglichkeiten zur Verfügung:
  • Alle: Jeder IServ-Nutzer kann die Ergebnisse einsehen.
  • Teilnehmer: Sichtbarkeit für alle Teilnehmer und Besitzer.
  • Besitzer des Fragenkatalogs: Alle Zugehörigen zu dieser Gruppe, können mit dieser Option die Ergebnisse einsehen. Dies ist die Standardeinstellung.
  • Ersteller: Nur der Nutzer, der die Umfrage erstellt hat, kann die Ergebnisse einsehen. Diese Option kann nicht gewählt werden, wenn die Umfrage im Besitz der Gruppe ist.
  • Niemand: Das Ergebnis ist für niemanden einsehbar, man muss aber beachten, dass die Sichtbarkeit vom Besitzer jederzeit umgestellt werden kann.

* Diese Option ist neu nach Modulversion 10.01.10-0. Beim Update werden alle existierenden Umfragen der Gruppe des Fragenkatalogs zugeordnet.

Standardmäßig dürfen alle existierenden Nutzer an einer frisch erstellen Umfrage teilnehmen. Wenn die Teilnahme auf bestimmte Nutzergruppen beschränkt werden soll, kann dies nach dem Hinzufügen der Umfrage im Bearbeitenmodus vorgenommen werden:

• Teilnehmer: Hier kann die Teilnahme auf bestimmte Nutzergruppen begrenzt werden.
• Ausschlüsse: Alternativ oder zusätzlich können ausgewählte Nutzergruppen auch von der Teilnahme ausgeschlossen werden.

Fortgeschritten

Individuelle Gestaltung

Mit der Verwaltung der Fragenkataloge und Umfragen sind alle Grundfunktionen vorhanden. Für erfahrene Nutzer bietet die Verwaltung einzelner Fragen ein paar fortgeschrittene Möglichkeiten. Wenn noch keine Antworten existieren, können einzelne Fragen individuell angepasst werden. So können Fragen verschiedenen Typs (Einfach / Mehrfach) oder mit komplett verschiedenen Antworten definiert werden. Zudem können Fragen über einen Indexwert umsortiert werden. Dies ist sonst nicht mehr möglich, wenn schon abgestimmt wurde.

Freitextantworten

Über die Möglichkeiten zur individuellen Gestaltung der Fragen, lassen sich auch Freitextantworten realisieren. Zunächst muss regulär ein Fragenkatalog angelegt werden, der bereits alle Fragen enthält. Also auch diejenigen, die Freitextantworten erhalten sollen. Nun muss auf der Verwaltungsseite Fragenkataloge der Link Fragen individuell verwalten aufgerufen und der gerade angelegte Fragenkatalog im Auswahlfeld ausgewählt werden.

Abschließend die entsprechenden Fragen auswählen und dort den Typ auf Freie Texteingabe stellen. Beim Auswerten wird ein Link auf eine Liste aller Antworten angezeigt.

Abstimmen

Jeder Nutzer sieht auf der Umfragenseite alle laufenden Umfragen, an denen er teilnahmeberechtigt ist:

Die eigentliche Teilnahme ist sehr einfach gestaltet und entspricht einem einfachen Webformular mit Einfach- bzw. Mehrfachauswahlen und einer Abschicken-Schaltfläche:

Hinweis: Es müssen immer alle Fragen beantwortet werden.

Auswertung

Die jeweiligen Besitzer der Umfragen bzw. Teilnehmer an öffentlichen Umfragen, können die Auswertung einer Umfrage einsehen, nachdem Sie die entsprechende Umfrage unter Umfragen ausgewählt haben

Die Auswertung liefert eine Reihe von Informationen und Optionen zu einer Umfrage:

[Klick für größeren Ausschnitt]

Pro Frage gibt es nun eine Reihe von Informationen, die zur Auswertung genutzt werden können. Zunächst einmal gibt es durch die Balkendarstellung einen schnellen Überblick über die Verteilung der Antworten. Ergänzt wird dies durch die exakte Stimmenanzahl und die prozentuale Verteilung.

Als zusätzliches Hilfsmittel gibt es neben der Verteilung ein weiteres Diagramm. Dies zeigt mit der roten Markierung den "Mittelwert" der Antworten an. Dies macht natürlich nur dann Sinn, wenn die Antworten entsprechend gestaltet sind. Über und unter der roten Markierung zeigt der dunkelgraue Bereich die Standardabweichung der Antworten.

Weiter unten im Fenster stehen folgende Optionen zur Auswertung zur Verfügung:

• Archivieren: Beendete Umfragen können ins Archiv verschoben werden und werden dann nicht mehr direkt auf der Umfragenseite angezeigt.
• Vergleichen: Wenn es bereits eine Umfrage auf Basis des gleichen Fragenkataloges gibt, können diese beiden miteinander verglichen werden.
• Drucken: Hier öffnet sich eine gesonderte Druckansicht. Zu beachten ist, dass der Druck von Hintergrundbildern bzw. -farben in den Druckoptionen (exakte Einstellung ist browserabhängig) aktiviert werden muss, damit die Balkendiagramme korrekt dargestellt werden.
• Exportieren: Wer die Daten anderweitig verarbeiten möchte, kann die Daten als CSV-Datei exportieren.

Beim Vergleichen zweier Umfragen bietet sich folgendes Bild:

Die Darstellung entspricht der einfachen Auswertung, wobei die Auswertung beider Umfragen parallel dargestellt wird. In den hellen Farbtönen die ausgewählte Umfrage und in den dunklen Farbtönen die Vergleichsumfrage. So lassen sich leicht Abweichungen und Trends ablesen.