Kalender

Allgemein

Der IServ-Kalender bietet die Möglichkeit private, gruppenbezogene oder schulöffentliche Termine zu verwalten. Die schulöffentlichen Termine werden den Benutzern bei der Anmeldung angezeigt. Es besteht die Möglichkeit Kalender als ICS-Datei zu im- und exportieren.

Der Kalendar

Die Termine

Die Hauptansicht des Kalenders erreichen Sie über die Navigation Kalender. In der Hauptansicht werden die eingetragenen Termine angezeigt. Es gibt vier verschieden Möglichkeiten die Termine anzeigen zu lassen. Sie können sich ihre Termine für einen Tag, eine Woche, einen gesamten Monat oder als chronologische Liste die Termine der nächsten zwei Wochen anzeigen lassen, indem Sie die entsprechenden Schaltflächen anwählen. Durch Anwählen von [<<] können Sie entsprechend ihrer gewählten Anzeige zurückgehen und durch Anwählen von [>>] vorgehen.

Die Hauptseite bietet noch weitere Möglichkeiten. Eine Seitenleiste kann ein- und ausgeblendet werden. Durch Anwählen von [X] wird die Seitenleiste ausgeblendet, Auswählen von Seitenleiste einblenden blendet die Seitenleiste wieder ein. In der Seitenleiste befindet sich ein Miniatur-Kalender der ein schnelles Navigieren durch die Jahre und Monate erlaubt, in ihm werden Tage, an denen Termine eingetragen sind, hervorgehoben. In der Seitenleiste kann durch gesetztes oder nicht gesetztes Häkchen eine Kategorie und mit ihr alle Termine dieser Kategorie ein- oder ausgeblendet werden. Die Schaltfläche Übernehmen aktualisiert die Auswahl der Kategorien. Im Bereich Öffentliche Termine werden alle öffentlichen Termine in einer Liste angezeigt.

Termine erstellen

Sie können Termine erstellen, indem Sie in der Hauptansicht Neuer Termin anwählen. In dem sich öffnenden Fenster können Sie die folgenden Eigenschaften eines Termins festlegen lassen.

• Betreff

  Hier kann ein Betreff für den Termin eingegeben werden.

• Anfang/Ende

  Bei Anfang wird der Beginn des Termins eingetragen und bei Ende das Ende des Termins. Dies ist über eine einfach zu bedienende Oberfläche möglich. Wenn ein Häkchen bei "Termin geht über den gesamten Tag" gesetzt wird, erstreckt sich der Zeitraum des Termins über den gesamten gewählten Tag.

  

• Serientermin

  Wenn man beabsichtigt einen Termin zu erstellen, der sich nach einem bestimmten Muster wiederholt, so kann dies über Auswählen der Schaltfläche Details gemacht werden. Es wird ein neues Dialogfeld geöffnet, indem die Details des Serientermins eingestellt werden können. Im Bereich Art des Serien Termins kann zwischen sich Täglich, Wöchentlich, Monatlich, nach einer bestimmten Anzahl von Tagen oder jeden Arbeitstag wiederholen Terminen gewählt werden. Im Bereich Ende kann festgelegt werden, wann der Serientermin Enden soll. Es kann entweder kein Ende, ein Ende nach einer bestimmten Anzahl von Terminen oder ein Ende bis zu einem bestimmten Datum festgelegt werden.

  

• Kategorie

  Der Termin kann einer bestimmten Kategorie zugeordnet werden. Die Kategorien werden von den Administratoren erstellt und ihnen wird immer eine Farbe zugeordnet, sodass man im Kalender einfach erkennen kann, welcher Termin zu welcher Kategorie zählt.

• Beschreibung

  In Textfeld Beschreibung können weitere Details des Termins eingetragen sein.

Im Bereich Zuordnungnen kann der Termin bestimmten Gruppen oder Personen zugeordnete werden. Bei ihnen wird der Termin im Kalender angezeigt. Standardmäßig stehen nur die eigenen Gruppen und Nutzer aus diesem zum Zuordnen zur Verfügung. Wenn ein Nutzer über das Sonderrecht "Termine für alle Gruppen setzen" verfügt, hat er Zugriff auf die komplette Gruppenliste.

Durch Auswählen der Schaltfläche Erstellen wird das Erstellen des Termins abgeschlossen und der Termin wird erstellt. Durch Anwählen der Schalfläche Abbrechen wird der Vorgang abgebrochen und das Fenster wieder geschlossen.

Termine editieren und löschen

Um einen Termin zu editieren, müssen Sie den gewünschten Termin anwählen und können ähnlich wie beim Erstellen eines Termines die Eigenschaften verändern. Hier können alle Eigenschaften editiert werden. Durch Anwählen der Schaltfläche Aktualisieren wird der Termin editiert. Die Schaltfläche Abbrechen bricht die gesamte Aktion ab und es wird nichts an dem Termin verändert. Löschen können Sie Termine durch Anwählen der Schaltfläche Löschen.

Im- und Exportieren

Wenn Sie Ihren Kalender exportieren wollen, müssen Sie in der Seitenleiste Exportieren auswählen. Im sich öffnenden Fenster können Sie Ihren Export an Ihre Bedürfnisse anpassen. Durch Absenden der Anfrage, öffnet sich der "Datei speichern"-Dialog Ihres Browsers und Sie können den Ort auswählen, wohin Sie die erstellte ICS-Datei speichern wollen.

Um einen Kalender zu importieren müssen Sie Importieren in der Seitenleiste anwählen. Im sich öffnenden Fenster können Sie eine ICS-Datei durch Anwählen der Schaltfläche Durchsuchen von ihrem Rechner auswählen. Sie können den importierten Kalender auch Kategorien zuordnen oder als öffentlich markieren, wenn Sie über die entsprechenden Rechte vefügen.

Abonnieren

Das Kalendermodul bietet auch ein Funktion zum Abonnieren von externen Kalendern. Bei einem Abonnement werden die verlinkte Datei in regelmäßigen Abständen von der externen Quelle geladen und die Terminänderungen in den Kalender gespeist. Dabei ist zu beachten, dass lokale Anpassungen verloren gehen können, wenn Termine extern angepasst werden.

Weiterhin ist zu beachten, dass beim Abonnieren jeweils nur ICS-Dateien heruntergeladen und ausgelesen werden. ICS ist dabei nur ein Dateiformat und kein Protokoll, so dass es keine Möglichkeiten für komplexe Abgleiche von Kalendern gibt. Zudem sollte man schauen, ob Abonnieren immer Sinn macht oder ob nicht ein einmaliger Import (z.B. bei Ferienkalendern) reicht.

Zum Abonnieren eines Kalenders klicken Sie in der Seitenleiste auf Abonnieren und dann im sich öffnenden Fenster auf Hinzufügen.

Wenn Sie eine ICS-Datei vom IServ selbst einbinden möchten, müssen Sie Folgendes beachten:

• Die Datei muss via http ohne Anmeldung abrufbar sein. Das Herunterladen der Dateien erfolgt durch den Webserver und nicht durch einen IServ-Nutzeraccount.
• Wenn Sie die Datei in einem Gruppenverzeichnis speichern wollen (z.B. Lehrer), muss diese im entsprechenden Homepage-Ordner liegen. Der Link wäre dann z.B. "http://lehrer.iserv.eu/termine.ics".
• Sicherheit: Da die Datei so öffentlich ist, sind die Inhalte prinzipiell für jedermann einsehbar. Daher sollte die Datei geschützt werden. Ein einfacher Ansatz ist die Vergabe eines zufallsgenerierten Namens. Eine technische Lösung ist den Zugriff auf die Datei via .htaccess auf den Webserver zu limitieren.

Öffentliche Termine

Der Kalender bietet die Möglichkeit "öffentliche" Termine anzulegen. Diese Termine können von jedem IServ-Nutzer eingesehen werden und eignen sich insbesondere für schulweite Ereignisse. Solche Termine können nur von Nutzern angelegt werden, die in einer Gruppe sind, die das Recht Öffentliche Termine anlegen und bearbeiten zugeordnet wurde. Mit dem Recht kann ein Nutzer alle öffentlichen Termine bearbeiten. Nicht nur diejenigen, die er selbst angelegt hat.

Für die Termine steht ein separater Link zur Verfügung, über den der öffentliche Kalender in externe Anwendungen (z.B. eine Homepage) ohne IServ-Anmeldung integriert werden kann. Dabei werden alle Termine, die nicht älter als 1 Jahr sind, wie beim Export als ICS-Datei bereitgestellt. Der Zugriff wird durch einen geheimen Schlüssel geschützt. Der vollständige Link kann im Adminstrationsbereich (Verwaltung > Kalender) eingesehen werden.

Administration

Wenn Sie als Administrator angemeldet sind, finden sie unter Verwaltung -> Kalender die Oberfläche, die Sie benötigen um die Kategorien zu administrieren. Durch Anwählen von Hinzufügen, können Sie eine neue Kategorie erstellen. In dem sich öffnenden Fenster können Sie die Eigenschaften der Kategorie wählen. Das Eingabefeld Name beinhaltet den Namen der Kategorie. In das Eingabefeld Farbe kann der HTML-Code einer Farbe eingeben werden. Über Auswählen der Schaltfläche Farbe auswählen, wird eine Farbwahl geöffnet aus der man eine beliebige Farbe wählen kann, die man direkt als Vorschau angezeigt bekommt. Durch einen Mausklick wird die angezeigte Farbe ausgewählt. Mit Anwählen der Schaltfläche Ok wird das Erstellen abgeschlossen. Bestehende Kategorien können sie durch Anwählen in der Hauptansicht editieren, auf die gleiche Art und Weise, wie Sie eine Kategorie erstellen.